MS Excel प्रशिक्षण: शिक्षकों के लिए एक प्रभावी गाइड (PART-II)

नीचे MS Excel सिखाने के लिए एक सरल और प्रभावी योजना दी गई है। यह योजना शिक्षकों को शुरुआत से लेकर एडवांस्ड टॉपिक्स तक ले जाएगी। इसे समझाने के लिए मैं पहले एक आउटलाइन दूंगा, फिर हर टॉपिक को विस्तार से समझाऊंगा।

आउटलाइन (Outline)

MS Excel का परिचय
- MS Excel क्या है और इसे क्यों सीखना चाहिए?
- इसका शिक्षा में उपयोग।
बेसिक ऑपरेशन्स
- Excel फाइल कैसे बनाएं, खोलें, और सेव करें।
- इंटरफ़ेस समझना (रिबन, शीट्स, सेल्स आदि)।
डेटा एंट्री और बेसिक फॉर्मेटिंग
- सेल्स में डेटा एंटर करना।
- टेक्स्ट फॉर्मेटिंग (फॉन्ट, साइज, कलर आदि)।
- बॉर्डर और सेल्स का बैकग्राउंड कलर।
सिंपल फॉर्मुला और कैल्कुलेशन
- बेसिक फॉर्मुले (जैसे जोड़, घटाना, गुणा, भाग)।
- सेल रेफरेंस (Absolute और Relative)।
डेटा का ऑर्गनाइजेशन
- टेबल कैसे बनाएं।
- डेटा को सॉर्ट और फिल्टर करना।
ग्राफ और चार्ट बनाना
- डेटा को विजुअलाइज करने के लिए चार्ट बनाना।
- बार चार्ट, पाई चार्ट और लाइन चार्ट।
स्कूल में Excel का उपयोग
- छात्रों का अटेंडेंस रिकॉर्ड तैयार करना।
- रिजल्ट शीट बनाना।
- टाइम-टेबल तैयार करना।
एडवांस टॉपिक्स (शिक्षकों के लिए उपयोगी)
- IF, VLOOKUP, और HLOOKUP जैसे फॉर्मुले।
- पिवट टेबल का उपयोग।
- डेटा वैलिडेशन और कंडीशनल फॉर्मेटिंग।
प्रैक्टिकल और क्विज़
- छोटे-छोटे टास्क देकर अभ्यास करवाना।
- रियल-लाइफ डेटा के उदाहरण।

विस्तार से व्याख्या (Detailed Explanation)

1. MS Excel का परिचय

स्पीच:
“MS Excel एक स्प्रेडशीट प्रोग्राम है, जिसका उपयोग डेटा मैनेजमेंट और विश्लेषण के लिए होता है। इसे स्कूलों में अटेंडेंस, मार्कशीट, रिपोर्ट और अन्य प्रशासनिक कार्यों के लिए बहुत उपयोगी माना जाता है।”

उदाहरण:

छात्रों की सूची तैयार करना।
परीक्षा के नंबर जोड़कर टोटल और प्रतिशत निकालना।

2. बेसिक ऑपरेशन्स

स्पीच:
“सबसे पहले हम Excel को ओपन करना सीखेंगे। नई फाइल कैसे बनाएंगे और उसे सेव करना सीखेंगे।”

फाइल खोलें और नई फाइल बनाएं:
- Excel खोलें और “Blank Workbook” पर क्लिक करें।
फाइल को सेव करें:
- File > Save As > Location चुनें और फाइल का नाम दें।
इंटरफ़ेस समझें:
- Ribbon: जहां सारे टूल्स हैं।
- Sheet Tabs: जहां आप कई शीट्स जोड़ सकते हैं।
- Cells: जहां डेटा एंटर होता है।

3. डेटा एंट्री और फॉर्मेटिंग

डेटा एंटर करना:

किसी भी सेल में क्लिक करें और लिखना शुरू करें।
Enter दबाने से अगली लाइन पर जाएं।

फॉर्मेटिंग:

टेक्स्ट का रंग बदलें: Home > Font Color।
सेल का बैकग्राउंड रंग बदलें: Home > Fill Color।
बॉर्डर डालें: Home > Borders।

उदाहरण:

Name	Marks	Grade
Ramesh	80	A
Suresh	60	B

4. सिंपल फॉर्मुला और कैल्कुलेशन

जोड़: =SUM(A1:A5)
घटाना: =A1-A2
गुणा: =A1*A2
भाग: =A1/A2

उदाहरण:

छात्रों के अंकों का टोटल निकालें।
औसत निकालें: =AVERAGE(A1:A5)

5. डेटा का ऑर्गनाइजेशन

टेबल बनाना:

डेटा को चुनें और Insert > Table पर क्लिक करें।
सॉर्ट करना:
Name को Alphabetical Order में लगाने के लिए Data > Sort।
फिल्टर करना:
विशिष्ट छात्रों को दिखाने के लिए Data > Filter।

6. ग्राफ और चार्ट बनाना

चार्ट बनाना:

डेटा को सेलेक्ट करें।
Insert > Chart चुनें (जैसे Bar Chart)।
चार्ट को कस्टमाइज़ करें।

उदाहरण:
छात्रों के अंकों का बार चार्ट बनाएं।

7. स्कूल में Excel का उपयोग

अटेंडेंस शीट:DatePresentAbsent01-Jan-25455
रिजल्ट शीट:NameMarksPercentageRamesh45090%

8. एडवांस टॉपिक्स

IF फॉर्मुला:

यदि मार्क्स 35 से ऊपर हैं तो “Pass” वरना “Fail”:
=IF(A1>=35, "Pass", "Fail")

VLOOKUP:

किसी छात्र की जानकारी खोजना:
=VLOOKUP(Name, Table, Column, FALSE)

पिवट टेबल:

डेटा को सारांश में दिखाने के लिए।

9. प्रैक्टिकल और क्विज़

टास्क:
- 10 छात्रों का डेटा बनाएं और उनका औसत निकालें।
- 5 छात्रों के लिए चार्ट बनाएं।
क्विज़:
- =SUM(A1:A5) का उपयोग कैसे करते हैं?

निष्कर्ष

MS Excel सिखाना एक कौशल है जो शिक्षकों को डेटा के साथ संगठित और प्रभावी काम करने में मदद करेगा। स्टेप-बाय-स्टेप सिखाने से वे इसे बेहतर तरीके से समझ पाएंगे और स्कूल में उपयोग कर पाएंगे।

चलिए अब एक-एक टॉपिक को आसान और सरल भाषा में विस्तार से समझते हैं।

1. MS Excel का परिचय

MS Excel क्या है?
यह एक स्प्रेडशीट सॉफ्टवेयर है, जिसमें हम डेटा को व्यवस्थित और विश्लेषण कर सकते हैं। इसमें हम गणनाएँ कर सकते हैं, तालिकाएँ बना सकते हैं, और ग्राफ/चार्ट के जरिए डेटा को समझा सकते हैं।

क्यों जरूरी है?

स्कूल में अटेंडेंस शीट बनाना।
छात्रों के नंबर का टोटल और प्रतिशत निकालना।
टाइम-टेबल बनाना।

स्कूल में उपयोग के उदाहरण:

छात्रों के रिजल्ट शीट बनाना।
परीक्षा के पार्ट्स (Part A, B, C) को जोड़कर टोटल निकालना।
अटेंडेंस शीट से यह देखना कि कौन छात्र कितने दिन उपस्थित था।

2. बेसिक ऑपरेशन्स

Excel फाइल कैसे बनाएं और खोलें?

Excel खोलें:
- Start Menu पर जाएं और “Excel” टाइप करें।
- Excel ऐप पर क्लिक करें।
नई फाइल बनाएं:
- Excel खुलने के बाद “Blank Workbook” पर क्लिक करें।
- आपकी नई फाइल तैयार है।
फाइल को सेव करें:
- File > Save As पर जाएं।
- फोल्डर चुनें, फाइल का नाम दें और Save पर क्लिक करें।

Excel का इंटरफ़ेस समझें

Ribbon:
- यह सबसे ऊपर होता है, जहां सारे टूल्स (Font, Format, Insert) होते हैं।
Sheet Tabs:
- यह नीचे होता है। एक Excel फाइल में कई शीट्स हो सकती हैं।
Cells:
- Excel में डेटा दर्ज करने के लिए छोटे-छोटे डिब्बे होते हैं।

3. डेटा एंट्री और बेसिक फॉर्मेटिंग

डेटा कैसे एंटर करें?

किसी भी सेल (डिब्बे) पर क्लिक करें।
अपने कीबोर्ड से कुछ भी लिखें।
Enter दबाएं।

फॉर्मेटिंग क्यों जरूरी है?

फॉर्मेटिंग से आपका डेटा देखने में आकर्षक और समझने में आसान बनता है।

फॉर्मेटिंग कैसे करें?

टेक्स्ट का रंग बदलें:
- सेल को सेलेक्ट करें।
- Home > Font Color पर जाएं।
बैकग्राउंड का रंग बदलें:
- Home > Fill Color पर क्लिक करें।
बॉर्डर डालें:
- Home > Borders पर क्लिक करें और अपनी पसंद का बॉर्डर चुनें।

उदाहरण टेबल:

Name	Marks	Grade
Ramesh	80	A
Suresh	60	B

4. सिंपल फॉर्मुले और कैल्कुलेशन

Excel में गणना कैसे करें?

जोड़:
- किसी सेल में टाइप करें: =SUM(A1:A5)
- यह A1 से A5 तक के नंबर जोड़ देगा।
घटाना:
- टाइप करें: =A1-A2
- यह A1 और A2 का अंतर देगा।
गुणा:
- टाइप करें: =A1*A2
- यह A1 और A2 का गुणा करेगा।
भाग:
- टाइप करें: =A1/A2
- यह A1 को A2 से भाग करेगा।

उदाहरण:

Subject	Marks
Math	80
Science	90
Total	`=SUM(B2:B3)`

5. डेटा का ऑर्गनाइजेशन (Sorting और Filtering)

डेटा को सॉर्ट करें:

डेटा सेलेक्ट करें।
Data > Sort पर क्लिक करें।
क्रम (Ascending/Descending) चुनें।

डेटा को फिल्टर करें:

डेटा सेलेक्ट करें।
Data > Filter पर क्लिक करें।
जो जानकारी चाहिए, उसे फिल्टर करें।

उदाहरण:
यदि आपके पास यह डेटा है:

Name	Marks
Ramesh	80
Suresh	60

आप 60 से ज्यादा मार्क्स वाले छात्रों को देख सकते हैं।

6. ग्राफ और चार्ट बनाना

चार्ट क्यों बनाएं?

चार्ट से डेटा को समझना आसान हो जाता है।

चार्ट कैसे बनाएं?

डेटा सेलेक्ट करें।
Insert > Chart पर जाएं।
बार चार्ट, पाई चार्ट, या लाइन चार्ट चुनें।
चार्ट को Customize करें।

उदाहरण:

Name	Marks
Ramesh	80
Suresh	60

इस डेटा के लिए एक पाई चार्ट बनाएं।

7. स्कूल में Excel का उपयोग

अटेंडेंस शीट बनाना:

Date	Present	Absent
01-Jan-25	45	5

रिजल्ट शीट बनाना:

Name	Marks	Percentage
Ramesh	450	90%

टाइम-टेबल बनाना:

Day	Subject	Time
Monday	Math	9:00 AM

8. एडवांस टॉपिक्स

IF फॉर्मुला:

यदि नंबर 35 से ऊपर हैं तो “Pass” वरना “Fail”:
=IF(A1>=35, "Pass", "Fail")

VLOOKUP:

किसी छात्र की जानकारी खोजना:
=VLOOKUP(Name, Table, Column, FALSE)

पिवट टेबल:

डेटा का सारांश निकालने के लिए।

9. प्रैक्टिकल और क्विज़

अभ्यास:
- 10 छात्रों का डेटा बनाएं और उनका औसत निकालें।
- चार्ट बनाएं।
क्विज़:
- “सॉर्टिंग” का उपयोग कैसे करते हैं?
- =SUM(A1:A5) का अर्थ क्या है?

चलिए, सबसे पहले MS Excel में डेटा एंट्री और फॉर्मेटिंग से शुरू करते हैं। इसे सरल और व्यवस्थित तरीके से समझाते हैं।

डेटा एंट्री और फॉर्मेटिंग

1. डेटा एंट्री कैसे करें?

Excel में डेटा एंट्री करना बहुत आसान है। इसे स्टेप-बाय-स्टेप समझते हैं:

स्टेप 1: सेल (Cell) का चयन करें

Excel का हर छोटा डिब्बा एक Cell कहलाता है।
माउस से किसी सेल पर क्लिक करें, वह हाईलाइट हो जाएगा।

स्टेप 2: डेटा टाइप करें

जब आप किसी सेल में क्लिक करेंगे, तो आप उसमें लिख सकते हैं।
उदाहरण के लिए, “Name” या “Marks” लिखें।
डेटा टाइप करने के बाद Enter दबाएं, आपका डेटा सेव हो जाएगा।

स्टेप 3: अगली सेल पर जाएं

डेटा एंटर करने के बाद अगली सेल पर जाने के लिए:
- Enter दबाएं (अगली लाइन पर जाएं)।
- Tab दबाएं (अगले कॉलम में जाएं)।

2. फॉर्मेटिंग क्यों जरूरी है?

फॉर्मेटिंग से डेटा को पढ़ना और समझना आसान हो जाता है। आप डेटा को आकर्षक बना सकते हैं।

मुख्य फॉर्मेटिंग विकल्प:

टेक्स्ट का रंग बदलना।
सेल का बैकग्राउंड बदलना।
टेक्स्ट को Bold, Italic, या Underline करना।
डेटा को सेंटर में लाना।

3. टेक्स्ट फॉर्मेटिंग कैसे करें?

स्टेप 1: सेल सेलेक्ट करें

जिस सेल में बदलाव करना है, उस पर क्लिक करें।
आप एक साथ कई सेल्स भी सेलेक्ट कर सकते हैं।

स्टेप 2: फॉर्मेटिंग लागू करें

फॉन्ट स्टाइल बदलें:
- Home > Font पर जाएं।
- फॉन्ट का नाम बदलें (जैसे Arial, Calibri)।
फॉन्ट का आकार (Size) बदलें:
- Home > Font Size में नंबर चुनें (जैसे 12, 14)।
टेक्स्ट का रंग बदलें:
- Home > Font Color पर क्लिक करें और अपनी पसंद का रंग चुनें।
Bold, Italic, और Underline करें:
- B दबाने से Bold।
- I दबाने से Italic।
- U दबाने से Underline।

उदाहरण:

Name	Marks
Ramesh	80
Suresh	90

4. सेल फॉर्मेटिंग कैसे करें?

स्टेप 1: सेल का बैकग्राउंड बदलें

जिस सेल का बैकग्राउंड बदलना है, उसे सेलेक्ट करें।
Home > Fill Color पर क्लिक करें।
अपनी पसंद का रंग चुनें।

स्टेप 2: बॉर्डर जोड़ें

Home > Borders पर जाएं।
अपनी पसंद का बॉर्डर स्टाइल चुनें।

स्टेप 3: टेक्स्ट को सेंटर में लाएं

Home > Alignment > Center पर क्लिक करें।

उदाहरण:

Name	Marks
Ramesh	80
Suresh	90

5. डेटा फॉर्मेटिंग का अभ्यास

टास्क:

नीचे दी गई तालिका बनाएं:
| Name | Math | Science |
|———|——|———|
| Ramesh | 80 | 90 |
| Suresh | 70 | 85 |
फॉर्मेटिंग लागू करें:
- Name Bold और Italic करें।
- Math और Science के बैकग्राउंड को हल्के पीले रंग से भरें।
- बॉर्डर लगाएं।
- कॉलम हेडिंग को सेंटर में रखें।

अब हम फॉर्मुले और कैल्कुलेशन को विस्तार से समझते हैं। Excel में फॉर्मुले का उपयोग डेटा पर गणनाएँ करने के लिए होता है। इसे सरल और व्यवस्थित तरीके से समझते हैं।

फॉर्मुले और कैल्कुलेशन

1. फॉर्मुले लिखने का बेसिक तरीका

Excel में फॉर्मुला कैसे लिखें?

हमेशा फॉर्मुले की शुरुआत = (equals to) से करें।
फॉर्मुले में सेल का पता (जैसे A1, B2) या संख्या का उपयोग करें।
फॉर्मुले में ऑपरेटर का उपयोग करें (जैसे +, -, *, /)।

उदाहरण:

A	B
10	20

यदि आप A1 और B1 को जोड़ना चाहते हैं, तो फॉर्मुला होगा:
=A1+B1
परिणाम: 30

2. मुख्य गणितीय फॉर्मुले

a. जोड़ (Addition)

फॉर्मुला: =A1+B1
उदाहरण:ABC (Result)1020=A1+B1परिणाम: 30

b. घटाना (Subtraction)

फॉर्मुला: =A1-B1
उदाहरण:ABC (Result)5020=A1-B1परिणाम: 30

c. गुणा (Multiplication)

फॉर्मुला: =A1*B1
उदाहरण:ABC (Result)54=A1*B1परिणाम: 20

d. भाग (Division)

फॉर्मुला: =A1/B1
उदाहरण:ABC (Result)10020=A1/B1परिणाम: 5

3. ऑटोमैटिक टोटल के लिए SUM फॉर्मुला

SUM फॉर्मुला कई नंबरों को जोड़ने के लिए उपयोगी है।

फॉर्मुला:

=SUM(A1:A5)

यह A1 से A5 तक की सभी वैल्यू को जोड़ देगा।

उदाहरण:

A
10
20
30
40

फॉर्मुला: =SUM(A1:A4)
परिणाम: 100

4. औसत निकालने के लिए AVERAGE फॉर्मुला

AVERAGE फॉर्मुला का उपयोग औसत (Average) निकालने के लिए होता है।

फॉर्मुला:

=AVERAGE(A1:A5)

उदाहरण:

A
50
60
70
80

फॉर्मुला: =AVERAGE(A1:A4)
परिणाम: 65

5. सबसे बड़ी और सबसे छोटी वैल्यू (MAX और MIN)

MAX फॉर्मुला: सबसे बड़ी वैल्यू खोजने के लिए।
- फॉर्मुला: =MAX(A1:A5)
MIN फॉर्मुला: सबसे छोटी वैल्यू खोजने के लिए।
- फॉर्मुला: =MIN(A1:A5)

उदाहरण:

A
45
70
85
60

फॉर्मुला (MAX): =MAX(A1:A4)
परिणाम: 85
फॉर्मुला (MIN): =MIN(A1:A4)
परिणाम: 45

6. IF फॉर्मुला (शर्त के अनुसार परिणाम)

IF फॉर्मुला का उपयोग किसी शर्त (Condition) के आधार पर निर्णय लेने के लिए होता है।

फॉर्मुला:

=IF(Condition, "True Value", "False Value")

उदाहरण:

यदि किसी छात्र के नंबर 35 से ज्यादा हैं तो “Pass” वरना “Fail”:NameMarksResultRamesh40=IF(B2>=35, "Pass", "Fail")Suresh30=IF(B3>=35, "Pass", "Fail")

परिणाम:

Name	Marks	Result
Ramesh	40	Pass
Suresh	30	Fail

7. अभ्यास कार्य (Practice Task)

10 छात्रों के नाम और उनके नंबर की तालिका बनाएं।
- छात्रों का टोटल निकालें (SUM)।
- औसत (AVERAGE) निकालें।
- पास या फेल का निर्णय लें (IF)।
डेटा:NameMathScienceEnglishRamesh807090Suresh605040टास्क:
- हर छात्र का टोटल निकालें।
- औसत निकालें।
- पास (50% से ऊपर) और फेल का निर्णय करें।

अगला टॉपिक: डेटा को ऑर्गनाइज करना (Sorting और Filtering)

अगर यह सब समझ आ गया हो, तो अब हम डेटा को ऑर्गनाइज करना शुरू करेंगे। 😊

अब हम डेटा को ऑर्गनाइज करना (Sorting और Filtering) पर चर्चा करते हैं। यह Excel में डेटा को व्यवस्थित करने और आसानी से विश्लेषण करने के लिए बहुत उपयोगी है।

डेटा को ऑर्गनाइज करना (Sorting और Filtering)

1. डेटा को सॉर्ट करना (Sorting)

Sorting का उपयोग डेटा को बढ़ते (Ascending) या घटते (Descending) क्रम में व्यवस्थित करने के लिए किया जाता है।

a. डेटा को एक कॉलम के आधार पर सॉर्ट करना

डेटा चुनें:
- पूरे टेबल को माउस से सेलेक्ट करें।
सॉर्ट का विकल्प चुनें:
- Ribbon में Home > Sort & Filter > Sort A to Z (Ascending) या
  Sort Z to A (Descending) पर क्लिक करें।
परिणाम देखें:
- आपका डेटा व्यवस्थित हो जाएगा।

उदाहरण:

Name	Marks
Ramesh	85
Suresh	75
Kamlesh	90

अगर आप Marks के आधार पर सॉर्ट करेंगे:
- Ascending (A to Z):NameMarksSuresh75Ramesh85Kamlesh90
- Descending (Z to A):NameMarksKamlesh90Ramesh85Suresh75

b. डेटा को एक से अधिक कॉलम के आधार पर सॉर्ट करना

डेटा चुनें।
Sort का विकल्प खोलें:
- Ribbon में Data > Sort पर क्लिक करें।
Level जोड़ें:
- पहले कॉलम (जैसे Marks) को चुनें।
- फिर दूसरा कॉलम (जैसे Name) जोड़ें।
परिणाम देखें।

2. डेटा को फ़िल्टर करना (Filtering)

Filtering से आप केवल उन डेटा को देख सकते हैं जो आपकी जरूरत के अनुसार हों।

स्टेप्स:

डेटा चुनें:
- पूरे टेबल को सेलेक्ट करें।
फिल्टर लागू करें:
- Ribbon में Home > Sort & Filter > Filter पर क्लिक करें।
- हर कॉलम के ऊपर एक छोटा तीर (Dropdown Arrow) आ जाएगा।
फिल्टर सेट करें:
- किसी कॉलम के तीर पर क्लिक करें।
- अपनी पसंद का डेटा चुनें (जैसे केवल “Pass” दिखाएं)।

उदाहरण:

Name	Marks	Result
Ramesh	85	Pass
Suresh	45	Fail
Kamlesh	90	Pass

यदि आप केवल “Pass” वाले छात्रों को देखना चाहते हैं:
1. Result कॉलम के तीर पर क्लिक करें।
2. “Pass” पर टिक करें।
3. परिणाम:NameMarksResultRamesh85PassKamlesh90Pass

3. कस्टम फ़िल्टर (Custom Filter)

कस्टम फ़िल्टर से आप अधिक विशिष्ट डेटा को फिल्टर कर सकते हैं।

स्टेप्स:

फिल्टर खोलें:
- डेटा कॉलम के तीर पर क्लिक करें।
Custom Filter चुनें।
शर्तें लागू करें:
- उदाहरण: Marks > 50
- परिणाम: 50 से अधिक मार्क्स वाले छात्र दिखेंगे।

4. अभ्यास कार्य (Practice Task)

एक तालिका बनाएं:NameMathScienceEnglishResultRamesh807090PassSuresh403550FailKamlesh908595Pass
टास्क:
- नाम को Alphabetical Order (A to Z) में सॉर्ट करें।
- Result को “Pass” वाले छात्रों के लिए फिल्टर करें।
- Math में 50 से अधिक अंक वाले छात्रों को दिखाएं।

अगला टॉपिक: चार्ट और ग्राफ बनाना

यदि आप Sorting और Filtering समझ गए हैं, तो अब हम चार्ट और ग्राफ बनाना शुरू करेंगे। 😊

अब हम चार्ट और ग्राफ बनाना सीखेंगे। Excel में चार्ट और ग्राफ डेटा को विजुअली दिखाने का सबसे आसान तरीका है। यह न केवल डेटा को आकर्षक बनाता है बल्कि उसे समझने में भी मदद करता है।

चार्ट और ग्राफ बनाना

1. चार्ट क्या है और क्यों जरूरी है?

चार्ट डेटा को ग्राफिकल रूप में दिखाता है।
यह बड़ी मात्रा में डेटा को सरल और स्पष्ट रूप में प्रस्तुत करता है।
मुख्य प्रकार के चार्ट:
- Column Chart: डेटा की तुलना के लिए।
- Pie Chart: प्रतिशत को दिखाने के लिए।
- Line Chart: डेटा के ट्रेंड को दिखाने के लिए।

2. चार्ट कैसे बनाएं?

स्टेप 1: डेटा तैयार करें

एक तालिका बनाएं।NameMarksRamesh80Suresh70Kamlesh90

स्टेप 2: डेटा सेलेक्ट करें

माउस से पूरे डेटा (Name और Marks) को सेलेक्ट करें।

स्टेप 3: Insert Chart

Ribbon में Insert टैब पर जाएं।
अपनी पसंद का चार्ट चुनें (जैसे Column Chart, Pie Chart, आदि)।

स्टेप 4: चार्ट को कस्टमाइज करें

चार्ट का टाइटल बदलें।
रंग बदलें।
लेबल जोड़ें।

3. मुख्य चार्ट के उदाहरण

a. Column Chart (Bar Chart)

उपयोग: विभिन्न कैटेगरी के डेटा की तुलना।
उदाहरण:
- Marks को Name के अनुसार दिखाना।

b. Pie Chart

उपयोग: डेटा का प्रतिशत दिखाने के लिए।
उदाहरण:SubjectMarksMath80Science70English90
- यह दिखाएगा कि Math, Science, और English का कुल अंकों में कितना प्रतिशत है।

c. Line Chart

उपयोग: डेटा में ट्रेंड दिखाने के लिए।
उदाहरण:
- तीन महीनों में छात्रों के प्रदर्शन का ट्रेंड।MonthMarksJanuary80February85March90

4. चार्ट को कस्टमाइज करना

चार्ट का टाइटल बदलें

चार्ट पर क्लिक करें।
चार्ट के टाइटल वाले क्षेत्र पर क्लिक करें।
नया टाइटल टाइप करें।

डेटा लेबल जोड़ें

चार्ट पर क्लिक करें।
Ribbon में Chart Elements > Data Labels पर जाएं।
लेबल्स चार्ट में जोड़ें।

रंग बदलें

चार्ट के बार/सेक्शन पर क्लिक करें।
Ribbon में Format > Shape Fill का उपयोग करें।

5. अभ्यास कार्य (Practice Task)

नीचे दिए गए डेटा पर चार्ट बनाएं:StudentMathScienceEnglishRamesh807090Suresh606570Kamlesh908595
टास्क:
- Math अंकों के लिए Column Chart बनाएं।
- सभी विषयों के अंकों का Pie Chart बनाएं।
- तीन विषयों के अंकों के लिए Line Chart बनाएं।

अगला टॉपिक: स्कूल में उपयोग के लिए अटेंडेंस शीट और रिजल्ट शीट बनाना

यदि चार्ट और ग्राफ समझ आ गया है, तो अब हम सीखेंगे कि स्कूल के लिए अटेंडेंस शीट और रिजल्ट शीट कैसे बनाएं।

अब हम स्कूल के लिए अटेंडेंस शीट और रिजल्ट शीट बनाना सीखेंगे। यह शिक्षकों के लिए बहुत उपयोगी है, क्योंकि इससे वे अपने छात्रों का डेटा व्यवस्थित और सटीक तरीके से प्रबंधित कर सकते हैं।

अटेंडेंस शीट बनाना (Attendance Sheet)

1. अटेंडेंस शीट का डिजाइन

डेटा की संरचना (Structure):

Roll No	Name	Date 1	Date 2	Date 3	Total Present	Percentage
1	Ramesh	P	A	P	2	66.67%
2	Suresh	P	P	P	3	100%

2. स्टेप्स:

Step 1: डेटा बनाएं

Column Headers लिखें:
- Roll No, Name, Date 1, Date 2, आदि।
छात्रों का डेटा भरें।

Step 2: अटेंडेंस मार्क करें (P = Present, A = Absent)

हर तारीख के कॉलम में “P” और “A” डालें।

Step 3: Total Present का फॉर्मुला लगाएं

फॉर्मुला:
=COUNTIF(C2:E2, "P")
यह फॉर्मुला C2 से E2 तक के “P” (Present) की गिनती करेगा।

Step 4: Percentage निकालें

फॉर्मुला:
= (Total Present / Total Days) * 100
उदाहरण:
- अगर Total Present = 2 और Total Days = 3 है:
  = (2/3) * 100
  परिणाम: 66.67%

3. अटेंडेंस शीट को फॉर्मेट करें

Borders जोड़ें:
- डेटा को व्यवस्थित दिखाने के लिए सभी सेल्स में बॉर्डर लगाएं।
शॉर्टकट से टोटल निकालें:
- टोटल प्रेजेंट और परसेंटेज के लिए ऑटोमैटिक फॉर्मुला जोड़ें।
रंग कोडिंग (Conditional Formatting):
- “P” के लिए ग्रीन और “A” के लिए रेड कलर।
- Ribbon में Home > Conditional Formatting पर जाएं।

रिजल्ट शीट बनाना (Result Sheet)

1. रिजल्ट शीट का डिजाइन

डेटा की संरचना (Structure):

Roll No	Name	Math	Science	English	Total Marks	Percentage	Result
1	Ramesh	80	70	90	240	80%	Pass
2	Suresh	40	50	60	150	50%	Pass

2. स्टेप्स:

Step 1: डेटा बनाएं

Column Headers लिखें:
- Roll No, Name, Subjects (Math, Science, etc.), Total Marks, Percentage, Result।
छात्रों का डेटा भरें।

Step 2: Total Marks का फॉर्मुला लगाएं

फॉर्मुला:
=SUM(C2:E2)
यह फॉर्मुला Math, Science, और English के अंकों का जोड़ देगा।

Step 3: Percentage निकालें

फॉर्मुला:
= (Total Marks / Maximum Marks) * 100
उदाहरण:
- यदि Total Marks = 240 और Maximum Marks = 300 हैं:
  = (240/300) * 100
  परिणाम: 80%

Step 4: Result तय करें (Pass/Fail)

फॉर्मुला:
=IF(Percentage >= 33, "Pass", "Fail")
यह फॉर्मुला Percentage के आधार पर “Pass” या “Fail” देगा।

3. रिजल्ट शीट को फॉर्मेट करें

Borders और रंग जोड़ें:
- पास छात्रों को ग्रीन और फेल छात्रों को रेड में दिखाएं।
- Conditional Formatting का उपयोग करें।
Sorting:
- छात्रों को Percentage के आधार पर सॉर्ट करें।
चार्ट बनाएं:
- छात्रों के विषयवार अंकों के लिए Column Chart बनाएं।
- Percentage के लिए Pie Chart बनाएं।

4. अभ्यास कार्य (Practice Task)

टास्क 1:

Roll No	Name	Math	Science	English	Total Marks	Percentage	Result
1	Ramesh	90	80	85	?	?	?
2	Suresh	50	40	60	?	?	?
3	Kamlesh	70	75	65	?	?	?

Total Marks, Percentage, और Result निकालें।
Pass और Fail छात्रों को रंगों से अलग करें।
Percentage के आधार पर छात्रों को सॉर्ट करें।

अगला टॉपिक: प्रिंटिंग और रिपोर्ट तैयार करना

यदि अटेंडेंस और रिजल्ट शीट समझ में आ गया हो, तो अब हम सीखेंगे कि इन शीट्स को प्रिंटिंग और रिपोर्ट के लिए कैसे तैयार करें। 😊

अब हम प्रिंटिंग और रिपोर्ट तैयार करना सीखेंगे। यह अंतिम चरण है, जहाँ आप अपनी Excel शीट को सही ढंग से प्रिंट करने और रिपोर्ट के रूप में पेश करने के लिए तैयार करेंगे।

1. प्रिंटिंग के लिए शीट तैयार करना

a. Page Layout सेट करें

Ribbon में Page Layout टैब पर जाएं।
Margins सेट करें:
- Margins > Narrow या Custom Margins चुनें।
Orientation सेट करें:
- Portrait (लंबवत) या Landscape (क्षैतिज) का चयन करें।
Size सेट करें:
- कागज का आकार चुनें (आमतौर पर A4)।

b. Print Area सेट करें

क्या है Print Area?

Print Area वह हिस्सा है जिसे आप प्रिंट करना चाहते हैं।

कैसे सेट करें?

डेटा को सेलेक्ट करें।
Ribbon में Page Layout > Print Area > Set Print Area पर क्लिक करें।

c. Gridlines और Headings दिखाना

Ribbon में Page Layout पर जाएं।
Gridlines > Print और Headings > Print बॉक्स को चेक करें।
- इससे आपकी शीट के कॉलम और रो नंबर प्रिंट होंगे।

d. Header और Footer जोड़ें

Ribbon में Insert > Header & Footer पर जाएं।
Header में:
- स्कूल का नाम, अटेंडेंस शीट, या रिजल्ट शीट का शीर्षक डालें।
Footer में:
- पेज नंबर या दिनांक जोड़ें।

e. Print Preview देखें

File > Print पर जाएं।
Print Preview में चेक करें कि सब कुछ सही दिख रहा है।
यदि कुछ कट रहा है, तो:
- Fit Sheet on One Page चुनें।

2. रिपोर्ट के लिए शीट को फॉर्मेट करना

a. Borders और शेडिंग जोड़ें

डेटा को हाइलाइट करें।
Ribbon में Home > Borders पर जाएं और बॉर्डर जोड़ें।
Fill Color का उपयोग करके महत्वपूर्ण कॉलम या रो को रंग दें।

b. महत्वपूर्ण डेटा को हाइलाइट करें

Conditional Formatting का उपयोग करें।
- उदाहरण: पास छात्रों को हरा और फेल छात्रों को लाल दिखाएं।
Bold और Italics का उपयोग करें।
- टाइटल और हेडिंग को बोल्ड करें।

c. रिपोर्ट में चार्ट जोड़ें

डेटा के चार्ट को शीट के नीचे या बगल में रखें।
Chart Title और लेबल्स को स्पष्ट रखें।

3. रिपोर्ट प्रिंट करने के लिए तैयार करें

अंतिम चेकलिस्ट:

डेटा स्पष्ट है और बॉर्डर में है।
टाइटल और सबहेडिंग सही हैं।
सभी कॉलम और रो प्रिंट में दिख रहे हैं।
चार्ट सही जगह पर हैं।
Header और Footer सही तरीके से जोड़े गए हैं।

4. प्रिंटिंग करें

File > Print पर जाएं।
सही प्रिंटर का चयन करें।
आवश्यकता के अनुसार पेजों की संख्या चुनें।
Print बटन दबाएं।

5. अभ्यास कार्य (Practice Task)

टास्क 1:

एक अटेंडेंस शीट बनाएं:
- Roll No, Name, Date, और Total Present के साथ।
- Print Area सेट करें।
- Header में “School Attendance Sheet” जोड़ें।
इसे Print Preview में देखें।

टास्क 2:

एक रिजल्ट शीट बनाएं:
- Roll No, Name, Marks, और Result के साथ।
- Pass/Fail को रंगों से हाइलाइट करें।
- Footer में “Page Number” जोड़ें।
इसे प्रिंट करने के लिए तैयार करें।